INTRODUCTION

À l’ère de la digitalisation, les établissements de santé doivent s’adapter rapidement pour garantir les soins de qualité tout en optimisant leur fonctionnement interne. Le système de gestion que nous proposons dans cette offre est conçu spécifiquement pour répondre aux besoins d’un management efficace des structures de soins de santé, en offrant une solution complète, modulaire et intégrée.

Dans un contexte où la santé publique en Afrique, particulièrement dans les zones tropicales, fait face à des défis logistiques majeurs, il devient impératif d’adopter des solutions technologiques innovantes. La gestion des soins de santé nécessite non seulement une réactivité accrue face aux situations sanitaires variées, mais aussi une capacité d’adaptation aux conditions locales souvent complexes. C’est ici que notre système de Gestion Informatique des Données Médicales multiutilisateurs avec niveau de privilèges par niveau d’accès entre en jeu, offrant une multitude d’avantages aux cliniques et hôpitaux, installable en local sur site ou en ligne sur internet.

Ce système répond aux défis de la gestion des patients externes et internés, de la planification des soins, au laboratoire jusqu’aux actes et procédures ainsi qu’à l’optimisation des ressources humaines et matérielles. Notre système est conçu spécifiquement pour répondre aux besoins des établissements médicaux dans le besoin d’acquérir les nouvelles techniques de gestion. En intégrant des fonctionnalités de gestion des patients, de suivi des traitements, et d’analyse des données, notre solution facilite une prise de décision rapide et éclairée, tout en optimisant les ressources disponibles.

Voici les avantages d’acquérir un système informatisé :

1. Efficacité Améliorée : Grâce à une gestion centralisée des données des patients, notre système permet un accès instantané à l’historique médical et aux traitements en cours. Cela réduit le temps d’attente pour les soins, améliorant ainsi l’expérience des patients.
2. Optimisation Logistique : La gestion des stocks de médicaments et de matériel médical devient plus simple grâce à un suivi automatisé. Cela minimise les ruptures de stock et garantit la disponibilité des ressources essentielles au bon fonctionnement des établissements de santé.
3. Analyse de Données : La collecte et l’analyse des données sanitaires permettent d’identifier des modèles et des tendances, offrant des informations précieuses pour améliorer les programmes de santé publique et affiner les stratégies de prévention.
4. Formation et Support Local : Nous nous engageons à fournir une formation adaptée aux équipes médicales et administratives, garantissant ainsi une utilisation optimale de notre système. De plus, notre équipe de support technique est disponible pour répondre promptement à toute question ou préoccupation.
5. Conformité Réglementaire : En intégrant les normes de santé et de sécurité locales et internationales, notre système aide les établissements à respecter les réglementations en vigueur, ce qui est essentiel pour garantir la qualité des soins.

Ce document présente notre offre, articulée autour de trois options d’acquisition, adaptable aux besoins spécifiques des organisations de toutes tailles.

I. Contexte et enjeux de la gestion en santé

A.    Les défis actuels des structures de santé

Les établissements de santé sont confrontés à des défis variés, notamment :

• La gestion efficace des flux de patients,
• La coordination des soins entre différents services,
• La conformité avec les réglementations en matière de santé,
• Gestion efficiente de Laboratoire et de Radiographie / Imagerie,
• La nécessité d’optimiser les ressources matérielles, financières et humaines.

B.    L’importance d’un système de gestion intégré

Un système de gestion performant permet de centraliser l’information, de simplifier les processus administratifs et d’améliorer la qualité des soins. En intégrant des modules pour la gestion des rendez-vous, des soins, de l’hospitalisation et des activités cliniques, de laboratoire, de l’imagerie médicale et la radiologie ainsi que l’administration, notre solution offre une réponse adaptée à ces enjeux.

II. Fonctionnalités clés :

A.    Gestion des Patients et des Rendez-vous :

• Gestion des patients : Axé sur la création et la gestion des dossiers médicaux électroniques

• Inscription des patients :

L’inscription peut être utilisé pour gérer les détails démographiques du patient, son identité (y compris sa photographie), son adresse, ses coordonnées et d’autres détails socio-économiques (ou d’autres informations non cliniques sur le patient). Votre commis à l’inscription peut rechercher des patients et gérer leurs visites. Vous pouvez imprimer une carte de soins pour vos patients, utile pour gérer les patients qui sont sponsorisés ou possèdent une couverture ou ceux qui sont récurrents.

• Documents des patients :

Votre structure de soins de santé peut recevoir et capturer les informations sur les patients sous forme de documents. Cela pourrait inclure des analyses du dossier papier du patient, des images radiographiques et d’autres documents reçus d’entités externes. Vous pouvez télécharger ces documents en les marquant et en les associant à des visites spécifiques d’un patient. Ces documents peuvent également être capturés directement (à l’aide de l’appareil photo). Tous ces documents sont joints au dossier du patient visible depuis d’autres parties de l’application. Sur ces documents les cliniciens peuvent également écrire leurs commentaires/notes.

• Prise de rendez-vous :

Notre système utilise un outil de gestion des rendez-vous entre les patients et les praticiens qui facilite la vie afin de bien gérer le flux des patients.

B. Gestion de l’Hospitalisation et du Bloc Opératoire

1. Hospitalisation : Suivi des admissions, des sorties et des transferts de patients.

2. Gestion de plusieurs emplacements d’hospitalisation :

Vous pouvez créer vos propres services d’hospitalisation et chaque service avec plusieurs espaces physiques. Chaque espace physique peut à son tour contenir plusieurs lits. Ces lits peuvent être définis de manière à correspondre spatialement à la disposition réelle de votre service, en permettant des espaces vides et d’autres espaces non occupés par des lits.

3. Admission, sortie et transfert :

Les infirmières peuvent admettre, libérer et transférer un patient grâce à cette fonctionnalité. Lors de l’admission et du transfert, un lit peut être attribué au patient en toute simplicité.

• Bloc opératoire :

Planification des interventions chirurgicales.

C. Gestion des Soins et Programmes de Soins

• Consultations prénatales et vaccinations :

Le système dispose des fonctions spécifiques pour le suivi des soins par programmes. Cas des CPN, Vaccination, Programme de Suivi de la Tuberculose, la Malnutrition, etc.

• Services des soins

1. Observations et notes cliniques :

C’est une mini-plate-forme sur laquelle vous pouvez définir vos propres formulaires d’observations et également configurer un moyen de visualiser les formulaires remplis. Les notes cliniques pour les patients en général, ceux aux urgences ou soins intensifs et autres, proposant les signes vitaux, les différents types de fiche des soins selon les services disponibles dans la structure de soins de santé, la sortie ou l’admission, l’accouchement, la gynécologie, etc. Ainsi que chaque situation qui est sujet à une proposition de « formulaire », peut être définie. L’implémentation va dépendre des besoins de la structure de santé.

Le système peut être déployé dans des hôpitaux qui ne se soucient pas de partager leurs informations, cas des hôpitaux d’une même organisation installés dans des endroits ou pays différents, cela ramène à une installation sur internet afin de permettre une exploitation en commune avec d’autres hôpitaux par un accès web qui va faciliter la collaboration autour d’un même contenu.

2. Diagnostic :

Les cliniciens peuvent saisir le diagnostic des patients et gérer leur ancien diagnostic. Ces diagnostics peuvent être mappés sur les codes ICD-10 ou autres à des fins de déclaration dans des librairies et dictionnaires internationaux.

3. Ordonnance de médicaments :

En utilisant cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent prescrire des médicaments, arrêter ou remplir les ordonnances depuis leurs comptes. Il leur permet de choisir la voie de l’administration des produits, la fréquence, le dosage et les instructions. Cette fonctionnalité a été conçue pour rendre les utilisateurs très efficaces, en leur fournissant des valeurs par défaut raisonnables dans la mesure du possible.

4. Tableaux de bord des patients :

Le tableau de bord du patient est une autre mini-plate-forme sur laquelle différents types de widgets d’affichage peuvent être placés pour afficher les informations sur les patients. Notre système fournit un large éventail de widgets qui peut être choisi dans le cadre de diagnostic, observations, vue tabulaire, vue graphique, commande de médicaments, profil du patient, résultats de laboratoire, visites, résultats de radiologie, disposition et résumé de l’hospitalisation.

5. Les tableaux de bord des Visites :

Sont similaires à des tableaux de bord pour les patients, mais ils affichent des données pour une seule visite. Des tableaux de bord multiples peuvent également être créés. Chaque tableau de bord de visite aura également une vue imprimable, optimisée pour le papier. Tous les widgets sont configurables.

6. Radiologie et Imagerie Médicale :

• Vous pouvez gérer les examens et de suivre les résultats en passant des commandes en radiologie ou en imagerie médicale pour les patients qui sont envoyés à des dispositifs de radiologie ou d’imagerie numérique. Cela envoie le nom du patient et les détails de l’examen au technicien.

• Le système vous permet également de voir les résultats de radiologie (images DICOM) lorsqu’ils sont saisis par les services concernés. Aussi dans la mesure où la structure n’a pas un système de radiologie ou d’imagerie médicale, il propose de charger l’image ou le document scanné obtenu auprès d’une autre structure comme une pièce jointe afin de palier au besoin.

D. Gestion des Laboratoires et Pharmacie

• Laboratoire : Intégration des résultats d’analyses et suivi des prélèvements.

1. Gestion du laboratoire :

Le sous-système de laboratoire crée automatiquement les patients et leurs commandes de laboratoire dans le système Labo lors de leur création dans GIDOM. Il renvoie également les résultats des tests et les informations de référence.

2. Échantillons de patients et tests de laboratoire :

Le système de laboratoire permet à l’utilisateur de capturer les informations sur les échantillons du patient et de générer les numéros d’étiquette pour eux par échantillon / examen pour le suivi. L’utilisateur peut sélectionner un panel de tests ou des tests de laboratoire individuels pour l’échantillon prélevé.

3. Résultats et références :

Lorsque les résultats des tests sont disponibles, ils peuvent être saisis dans le système. Une fois que tous les résultats sont disponibles, le responsable du laboratoire doit valider les résultats des tests effectués par les techniciens en les acceptant ou en les rejetant et imprimer les tests avec un codebar par test afin de les expédier aux concernés.

Si votre laboratoire ne dispose pas d’installations nécessaires pour effectuer les tests de Labo sur un échantillon quelconque ou ne dispose pas de capacité nécessaire pour effectuer un test, vous pouvez alors enregistrer le test et envoyer l’échantillon à un laboratoire externe, Lorsque les résultats reviennent, vous pouvez télécharger le document reçu et/ou mettre à jour les résultats du test. Le système de laboratoire vous permet de gérer la liste des installations de laboratoire extérieures auxquelles vous référez les tests.

4. Tableau de bord du laboratoire :

Le système dispose d’un tableau de bord de laboratoire qui donne une vue d’ensemble de la charge de travail, Il fournit également des utilitaires de recherche de patients simples et des liens rapides pour effectuer les actions fréquemment utilisées.

• Pharmacie : Gestion des prescriptions, des stocks et des commandes, ventes, etc.

1. Gestion des stocks :

La fonction de gestion des stocks est fournie est adapté pour les établissements de santé. La gestion des stocks vous permet de faire ce qui suit :

1. Modélisation hiérarchique de vos entrepôts et points de stockage.
2. Gestion des produits (médicaments, autres fournitures) qui sont présents dans le stock.
3. Gestion de vos fournisseurs dont vous achetez les produits.
4. L’approvisionnement des produits d’un fournisseur, brisé par des lots avec leurs dates d’expiration.
5. Mouvement des stocks entre différents points de stockage et entrepôts.
6. Capacité à afficher les niveaux de stock actuels par les produits.
7. Réduction automatique du stock de quantités de lots de produits lorsque le patient paie pour la facture composée de produits (via la fonction de facturation).
8. Rapports.
9. Ventes, réductions, crédits.
10. Mouvement de stock.
11. Statut d’inventaire.
12. Comptes organisationnels.

E. Gestion Financière et Comptabilité

• Facturation : Génération automatique des factures et suivi des paiements.
• Comptabilité : Outils de gestion financière et de rapport.

Les caractéristiques de facturation et de comptabilité sont fournies adaptées pour la configuration de la santé.

Pour un établissement de santé, cela vous permet de faire ce qui suit :

1. Configurez les comptes comptables liées à la réduction, au crédit, au débit et aux impôts et taxes.
2. Définir les exercices fiscaux.
3. Créez des factures et les devis de produits (médicaments, actes, etc.) pour un patient. Lorsqu’un clinicien crée une commande de médicament dans le module de services cliniques, il crée automatiquement une facture/devis avec chaque produit et sa quantité.
4. Le système de facturation choisit automatiquement choisit les produits pharmaceutiques selon l’ordre d’expiration pour que chaque produit se dispense.
5. Facturer vos produits et services de façon structurée.
6. Maintenir le dossier financier du patient.
7. Gérer toutes les dépenses et les recettes.
8. Achats : Gestion des commandes et de la facturation de tous vos fournisseurs.
9. Rapports comptables standard.

F. Gestion des Ressources Humaines

• Suivi des employés : Gestion des plannings, des feuilles de temps, etc.
• Badge d’accès : Production directe de badges d’accès pour le personnel tout comme les patients ont leurs cartes de soins, tous avec codebar.
• Gestion avancée des ressources humaines.

G. Gestion du Stock et Entrepôts

• Inventaire : Suivi des stocks des produits pharmaceutiques, matériels médicaux et des consommables.
• Réduire les stocks, accélérer les opérations, optimiser les itinéraires et obtenir une visibilité en temps réel.
• Entrepôts : Multiples, Mouvements, Valorisation, etc.

H. Gestion du Charroi Automobile

Suivi et gestion de l’utilisation des véhicules (Ex : Ambulance), consommation de carburant, de l’entretien, Documents et des dépenses associées.

III. Options d’acquisition de G I D O M

Nous proposons trois options flexibles pour l’acquisition de notre système :

A. Option A : Premium | Acquisition et Exploitation sous réserve de certains droits

1. Description de l’offre :

Cette option vous permet d’acquérir l’intégralité du système avec les matériels inclus toutes les installations et paramétrages, Cela vous offre une flexibilité maximale pour personnaliser et l’adapter à tous les caprices de vos besoins, avec restriction de revendre ni de distribuer en partie ou en totalité les solutions de ce système aux tiers.

• Support Technique :

Le support technique (Maintenance et Mise à niveau des applications) gratuit est inclus pour 2 ans pendant lesquels notre équipe technique vous accompagnera tout au long de l’utilisation du système, assurant son bon fonctionnement et son évolution pour des mises à niveau. Après quoi les services de maintenance et de mise à niveau seront facturés à la suite d’une souscription à un abonnement mensuel, payable annuellement ou semestriellement.

• Avantages :

1. Autonomie totale dans la gestion du système,
2. Installation sur Internet si le bénéficiaire le permet sinon une installation locale peut suffire,
3. 1 Serveur complet livré de 32 GB RAM, 2×1 TB SAS RAID, Intel Xeon | iCore, Gigabit Ethernet,
4. 8 Ordinateurs fixes complets livrés (4 Pour l’Administration et 4 Pour les bureaux des médecins),
5. 8 Thin-Clients avec LCD, Clavier, Souries livrés (Pour les Services)
6. 7 Ordinateurs portables livrés (Pour Les services),
7. 5 Tablettes (Android ou Mac) livrés (Tour des salles des médecins),
8. 1 Réseau Local (LAN : Ethernet / Wi-Fi) à installer inclus,
9. 1 Split 12 000 BTU Inclus pour la salle du Serveur pour les régions à haute température,
10. 2 Lecteurs de carte / Empreinte / Code bar / CodeQR livrés,
11. 4 Webcams HD pour la prise des photos des patients,
12. Système de vidéosurveillance de 32 caméras + Ecran 55’’ de Monitoring,
13. Téléphonie de bureau 20 Pièces (Fixe et Mobile) Appel Audio et Vidéo,
14. 2 Imprimantes de Bureau (Multifonctions) livrées + Consommables de réserve,
15. 2 Imprimantes POS – Reçu de caisse – Ticket de caisse livrés + Consommables de réserve,
16. 1 Onduleur pour la sauvegarde de l’Energie pour le serveur livrée,
17. Possibilité de développements futurs selon l’évolution de vos besoins,
18. Formation du Personnel inclue + Remise des Certificats aux participants,
19. Investissement durable pour votre structure,
20. Branding 90 %.

B. Option B : Classique | Acquisition et Exploitation sous réserve de certains droits

1. Description de l’offre

Cette option consiste à exploiter le système normalement. Idéale pour ceux qui recherchent une solution clé en main sans maux de têtes tout en fournissant eux-mêmes les matériels nécessaires à l’installation et l’exploitation du système avec restriction de revendre ni de distribuer en partie ou en totalité les solutions de ce système aux tiers.

• Support Technique

Le support technique (Maintenance et Mise à niveau des applications) gratuit est inclus pour une durée d’un an. Les services de maintenance et de mise à niveau seront facturés par la suite, la possibilité de souscrire à un abonnement mensuel, payable annuellement ou semestriellement.

• Avantages :

1. Coût initial réduit, avec des options de paiement flexibles.
2. 1 Webcam pour la prise des photos des patients.
3. 1 Lecteur de carte / Empreinte / Code bar / CodeQR livrés
4. 1 Imprimante POS – Reçu de caisse – Ticket de caisse livrés
5. Accès à une solution éprouvée sans nécessiter d’expertise en développement.
6. Formation du Personnel inclue.
7. Suivi continu des mises à jour et de la maintenance.
8. Branding 70 %

C. Option C : Privilèges | Acquisition et Exploitation suivant un Abonnement Mensuel

1. Description de l’offre

Cette option consiste à exploiter le système normalement tout comme l’option B. Idéale pour ceux qui recherchent une solution clé en main avec un petit budget tout en fournissant eux-mêmes les matériels nécessaires à l’installation et l’exploitation du système avec restriction de revendre ni de distribuer en partie ou en totalité les solutions de ce système aux tiers.

• Support Technique

Le support technique (Maintenance et Mise à niveau des applications) n’est pas gratuit mais est inclus dans l’offre durant toute la période de la validité de la souscription, les services de maintenance et de mise à niveau ne seront jamais facturés par la suite.

• Avantages :

1. Coût initial très réduit, avec des options de paiement flexibles.
2. 1 Webcam pour la prise des photos des patients.
3. 1 Lecteur de carte / Empreinte / Code bar / CodeQR livrés
4. Accès à une solution éprouvée sans nécessiter d’expertise en développement.
5. Formation du Personnel inclue.
6. Suivi continu des mises à jour et de la maintenance.
7. Branding 30 %

IV. Conditions Générales de l’Offre

Comme évoqué ci-haut, le bénéficiaire de cette offre ne peut revendre ni distribuer aux tiers sauf en commun accord exclusivement avec le GROUPE KAZAM qui se réserve le droit d’exiger des frais supplémentaires dus aux licences des applications et autres droits.

A. Tarification

• Option A : Premium
  • Coût Global : Demander un devis
  • Coût après la 2e année : 100 $/Mois. (Dollars américains cent par mois)

• Option B : Classique
  • Coût Global : Demander un devis
  • Coût après la 2e année : 100 $/Mois. (Dollars américains cent par mois)

• Option C : Privilèges
  • Payable Annuellement : 280 $/Mois. (Dollars américains deux cent quatre-vingt par mois)
  • Payable Semestriellement : 300 $/Mois. (Dollars américains trois cent par mois)

B. Engagement et Conditions de Paiement

• Après la signature d’un contrat d’un commun accord sur les modalités applicables, un acompte de 60% pour l’offre Premium ou Classique sera requis pour permettre l’installation, suivi d’un plan de paiement échelonné en deux ou trois tranches jusqu’à l’apurement du solde ; Cependant l’offre Privilèges requiert un payement anticipatif minimum annuel au premier paiement et semestriel ou annuel aux prochains paiements.
• Les conditions de paiement seront discutées lors de la négociation finale.

C. Confidentialité et Sécurité des Données

Nous garantissons la protection des données de vos patients et de votre personnel avec toutes les technologies nécessaires, en conformité avec les réglementations en vigueur. Des mesures de sécurité rigoureuses et des cryptages dans le réseau seront mis en place pour assurer la confidentialité et l’intégrité des informations.

Conclusion

Nous sommes convaincus que notre système de gestion représente une solution stratégique pour votre structure de soins de santé, vous permettant de maximiser votre efficacité opérationnelle tout en offrant des soins de qualité supérieure. Que vous choisissiez l’option A pour une autonomie totale ou l’option B pour une intégration facile ou alors l’option C, notre équipe est prête à vous accompagner à chaque étape. Nous vous invitons à nous contacter pour discuter plus en détail de votre projet et de la manière dont notre système peut répondre à vos besoins spécifiques. Ensemble, nous construirons un avenir meilleur pour votre structure de soins de santé.

Pour le GROUPE KAZAM

Ir. Christophe Kennedy KABONDO KAZADI EYH